[GALLERY] 5 thói quen dùng email giúp tăng hiệu suất công việc

Email vẫn là công cụ giao tiếp quan trọng trong công việc. Áp dụng những thói quen sử dụng email khoa học sẽ giúp nâng cao hiệu suất và bảo mật.

Dù các ứng dụng nhắn tin ngày càng phát triển mạnh mẽ, email vẫn giữ vai trò quan trọng trong môi trường làm việc nhờ tính chuyên nghiệp, khả năng lưu trữ thông tin và hỗ trợ trao đổi với khách hàng, đối tác một cách hiệu quả, tuy nhiên không phải ai cũng đang sử dụng công cụ này theo cách tối ưu nhất để phục vụ công việc hằng ngày.

Một trong những sai lầm phổ biến là sử dụng duy nhất một địa chỉ email cho mọi mục đích, từ công việc, mua sắm trực tuyến, mạng xã hội cho đến nhận tin quảng cáo, điều này khiến hộp thư nhanh chóng bị quá tải bởi các nội dung không liên quan và làm tăng nguy cơ bỏ lỡ những email quan trọng cần xử lý kịp thời.

Để quản lý thông tin hiệu quả hơn, người dùng nên tách riêng email công việc với email cá nhân hoặc email đăng ký dịch vụ trực tuyến, bởi cách làm này không chỉ giúp hộp thư gọn gàng mà còn tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn trong quá trình giao tiếp với khách hàng và đối tác.

Bên cạnh việc phân loại email hợp lý, người dùng cũng cần hình thành thói quen kiểm tra kỹ địa chỉ người gửi trước khi mở thư, bởi các hình thức giả mạo email hiện nay ngày càng tinh vi với địa chỉ gần giống email thật, dễ khiến người nhận mất cảnh giác nếu chỉ quan sát sơ qua.

Việc mở tệp đính kèm hoặc nhấp vào đường dẫn từ những email đáng ngờ có thể dẫn đến nguy cơ rò rỉ dữ liệu hoặc nhiễm mã độc, vì vậy chỉ cần dành vài giây để xác minh người gửi, nội dung và các tệp đi kèm cũng có thể giúp hạn chế đáng kể các rủi ro bảo mật trong công việc.

Ngoài ra, hộp thư điện tử cũng cần được dọn dẹp định kỳ bằng cách xóa các email không còn giá trị sử dụng và hủy đăng ký những bản tin quảng cáo không cần thiết, bởi một hộp thư ngăn nắp sẽ giúp việc tìm kiếm thông tin, theo dõi tiến độ công việc và quản lý dữ liệu trở nên thuận tiện hơn.

Người dùng cũng nên thường xuyên kiểm tra và cập nhật thông tin khôi phục tài khoản như số điện thoại hoặc email dự phòng, bởi hiện nay email đang được sử dụng để quản lý rất nhiều dịch vụ quan trọng, từ nền tảng lưu trữ dữ liệu, phần mềm làm việc cho đến các tài khoản tài chính trực tuyến.

Đặc biệt, nếu vô tình gửi nhầm email hoặc phát hiện lỗi sau khi gửi, người dùng Gmail có thể tận dụng tính năng hoàn tác trong vài giây đầu tiên để chỉnh sửa nội dung, và việc duy trì những thói quen sử dụng email khoa học như trên sẽ góp phần nâng cao hiệu suất làm việc, tiết kiệm thời gian cũng như bảo vệ an toàn thông tin trong thời đại số.s